Penguasaan IT dan Implementasinya

14.1 Gambaran Umum dan Struktur Penguasaan Aplikasi IT
   
Dalam bab ini kita akan berfokus pada penguasaan sistem informasi. Isu tentang penguasaan (akuisisi) ini cukup kompleks karena beberapa hal diantaranya ada banyak jenis aplikasi IT, dan aplikasi ini selalu berubah dari waktu ke waktu, serta melibatkan beberapa partner bisnis. Disamping itu, tidak ada satu cara tunggal yang bisa ditempuh untuk menguasai aplikasi-aplikasi IT. Keragaman aplikasi IT memerlukan sebuah jenis pendekatan pengembangan.

Proses Penguasaan (Akuisisi)
   
Proses penguasaan sebuah aplikasi IT sederhana memiliki lima tahapan utama seperti yang ditunjukkan pada Gambar 14.1. Tahap-tahap dalam proses penguasaan aplikasi ini akan dibahas sebagai berikut.

Tahap 1: Mengidentifikasi, Menjustifikasi, Dan Merencanakan Sistem Informasi

   
Sistem-sistem informasi biasanya dibuat sebagai pelaksana dari beberapa proses bisnis. Dengan demikian, perencanaannya harus disesuaikan dengan perencanaan bisnis organisasi secara keseluruhan dan proses spesifik yang terlibat. Disamping itu, setiap aplikasi harus dianalisis dengan cermat untuk memastikan bahwa aplikasi tersebut akan memiliki fungsionalitas yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan proses bisnis dan pengguna, dan manfaatnya lebih besar daripada biayanya. Hasil dari tahapan ini adalah keputusan tentang apakah harus menggunakan sebuah aplikasi tertentu, dengan schedule, anggaran, dan tanggungjawab yang telah ditentukan.

Tahap 2: Pembuatan Layout IT – Sebuah Pendekatan Analisis Sistem
   
Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk membuat layout IT. Layout IT, merupakan konseptualisasi tentang bagaimana sasaran informasi organisasi dipenuhi oleh kapabilitas-kapabilitas dari aplikasi-aplikasi tertentu. Hasil yang diperoleh dari tahap 2 dilanjutkan ke tahap perencanaan stratejik. Sebagai hasilnya, portofolio aplikasi bisa dirubah. Jika layout ini telah disusun dan proyek telah mencapai persetujuan akhir, maka sebuah keputusan tentang bagaimana membuat aplikasi spesifik harus dibuat.

Tahap 3: Memilih sebuah Opsi Pengembangan dan Menguasai Aplikasi
   
Aplikasi-Aplikasi IT bisa dibuat melalui beberapa pendekatan alternatif. Pilihan-pilihan utama diantaranya adalah :
Membangun sistem in-house (internal)
Meminta bantuan supplier untuk membuat sistem yang diinginkan
Membeli sebuah aplikasi dan menginstallnya sendiri atau dengan bantuan supplier.
Mengontrak software dari sebuah penyedia pelayanan aplikasi (ASP) atau mengontrak melalui utility compting.
Bergabung dalam perkumpulan atau aliansi yang akan memungkinkan perusahaan untuk menggunakan aplikasi orang lain.
Mengikuti sebuah situs-dagang-elektronik pihak ketiga, seperti situs lelang, situs penawaran (lelang terbalik), atau sebuah bursa, yang memberikan kapabilitas yang diperlukan oleh partisipan.
Menggunakan kombinasi dari pendekatan-pendekatan di atas.

Tahap 4: Menginstall, Menghubungkan, dan Lain-Lain yang Diperlukan
   
Aplikasi-aplikasi IT perlu dihubungkan dengan intranet dan/atau ekstranet perusahaan, dengan database, dan dengan aplikasi-aplikasi lain. Koneksi dengan partner-partner bisnis atau pertukaran publik juga mungkin diperlukan. Selama tahap-tahap ini, aplikasi juga diuji dan reaksi pemakai dievaluasi. Pada saat aplikasi telah melewati seluruh tes, maka aplikasi tersebut bisa disebarkan. Pada proses pengembangan, seseorang mungkin akan berhadapan dengan isu-isu seperti strategi-strategi konversi, pelatihan dan ketahanan terhadap perubahan.

Tahap 5: Operasi dan Maintenance
   
Operasi dan maintenance bisa dilakukan secara internal dan/atau dengan bantuan pihak luar. Maintenance perangkat-lunak (software) bisa menimbulkan masalah besar akibat perubahan cepat dalam bidang teknologi IT.

14.2 Mengidentifikasi, Menjustifikasi, dan Merencanakan Aplikasi Sistem Informasi (Tahap 1)

Sumber-sumber aplikasi proyek IT berasal salah satu dari sumber berikut ini: permintaan dari departemen pengguna; rekomendasi supplier; keperluan untuk memenuhi peraturan pemerintah yang baru; rekomendasi pengaudit; rekomendasi steering komite; rekomendasi departemen Sistem Informasi; permintaan manajemen teratas (mandat); atau pencarian proyek yang dapat memberikan profit besar.

Justifikasi Proyek
   
Jika proyek-proyek yang potensial telah diidentifikasi, maka proyek-proyek tersebut biasanya dijustifikasi. Untuk melakukan ini, seseorang bisa menggunakan beberapa metode. Karena organisasi memiliki sumber-daya yang terbatas, maka mereka tidak bisa memulai semua proyek dalam satu waktu. Dengan demikian, semua proyek yang diusulkan harus dievaluasi.
   
Aplikasi-aplikasi sistem informasi biasanya membutuhkan banyak biaya. Dengan demikian, organisasi harus menganalisis keperluan akan aplikasi dan menjustifikasinya dari segi biaya dan manfaatnya. Keperluan akan sistem informasi biasanya terkait dengan perencanaan keorganisasian dan analisis kinerjanya berkaitan dengan para pesaingnya. Justifikasi biaya-manfaat harus memperhatikan alasan investasi IT tertentu dalam kaitannya dengan investasi IT alternatif atau proyek-proyek lain. Jika justifikasi telah dilakukan, maka sebuah rencana untuk penguasaan aplikasi tersebut bisa dilakukan.
Perencanaan untuk Aplikasi Spesifik
   
Sebelum sebuah proyek diimplementasikan, atau bahkan setelah sebuah perusahaan memutuskan bagaimana memperoleh software yang bersangkutan, maka diperlukan untuk memahami cara-cara yang ditempuh organisasi saat ini dalam melakukan bisnis (proses bisnis) di bidang aplikasi yang akan digunakan.
   
Proses perencanaan mencakup antara lain persyaratan sistem pendokumentasian, meneliti data dan aliran informasi, dan meneliti komunitas pengguna dan tujuan-tujuan spesifik mereka. Juga mencakup risiko kegagalan dan bagaimana memanaje risiko. Ini kemudian akan melahirkan sebuah schedule dan batu-loncatan yang diperlukan untuk menentukan bagaimana menguasai/memperoleh aplikasi).

14.3 Penguasaan/Memperoleh Aplikasi-Aplikasi IT : Pilihan-Pilihan yang Tersedia (Tahap 3)

Ada beberapa pilihan yang bisa ditempuh untuk menguasai/memperoleh aplikasi-aplikasi IT. Pilihan-pilihan utama yang tersedia adalah: membeli, mengontrak, dan membuatnya secara internal.
Membeli Aplikasi (Pendekatan standar)
   
Fitur-fitur standar yang diperoleh oleh aplikasi-aplikasi IT bisa ditemukan pada berbagai paket komersial. Membeli sebuah paket yang telah jadi bisa menjadi sebuah strategi yang efektif biaya dan menghemat waktu jika dengan dibandingkan pengembangan aplikasi secara internal. Pilihan “membeli” harus dipertimbangkan secara cermat dan direncanakan dengan baik untuk memastikan bahwa semua fitur penting untuk keperluan sekarang dan amsa yang akan datang dimasukkan dalam paket yang terpilih.
   
Pilihan “membeli” ini khususnya sangat menarik jika supplier software memungkinkan dilakukannya modifikasi. Akan tetapi, pilihan ini bahkan tidak menarik jika biaya software terlalu tinggi dan tidak banyak digunakan. Kelebihan dan kekurangan pilihan ini bisa dilihat pada Tabel 14.1.

Mengontrak Aplikasi
   
Jika dibandingkan dengan pilihan pembelian dan pilihan untuk membuat aplikasi secara internal, pilihan “kontrak” bisa menghemat dana dan waktu. Paket-paket yang dikontrak tidak selamanya benar-benar sesuai dengan persyaratan aplikasi. Tapi banyak fitur umum yang diperlukan oleh kebanyakan organisasi biasanya dimasukkan pada paket-paket yang dikontrak.
Tabel 14.1 Kelebihan dan Kekurangan Pilihan “Membeli”

Kelebihan pilihan “membeli”
Kekurangan pilihan “membeli”
Banyak jenis software jadi yang tersedia
Software kemungkinan tidak sepenuhnya memenuhi kebutuhan perusahaan
Banyak waktu yang bisa dihemat dengan membeli dibanding dengan membuat
Software kemungkinan sulit atau tidak mungkin dimodifikasi, atau memerlukan proses bisnis yang besar untuk mengimplementasikannya.
Perusahaan bisa mengetahui bahwa dia telah memperoleh sebelum berinvestasi untuk software
Perusahaan tdak akan memiliki kendali terhadap pengembangan software dan versi-versi barunya. (Biasnya hanya bisa memberi saran).
Perusahaan bukan pemakai pertama dan bukan satu-satunya pemakai
Software yang dibeli bisa sulit dipadukan dengan sistem-sistem yang telah ada.
Software yang dibeli tidak perlu mengangkat personil yang ditujukan secara khusus untuk sebuah proyek
Supplier seringkali mengupdate software ini
Para supplier bisa menghentikan produk dan keluar dari bisnis
Harga biasanya jauh lebih rendah

Apabila diperlukan maintenance software yang ekstensif atau apabila biaya pembelian sangat tinggi, maka pendekatan kontrak ini lebih bermanfaat dibanding pendekatan membeli. Perusahaan-perusahaan besar juga lebih memilih untuk mengontrak paket-paket agar supaya bisa menguji solusi-solusi IT yang potensial sebelum melakukan investasi besar. Dan juga, karena ada kekurangan personil IT yang terampil untuk membuat aplikasi-aplikasi IT baru, maka banyak perusahaan yang memilih untuk mengontrak daripada harus membuat software secara internal.

Pengembangan Pengguna-Akhir
   
Pada masa-masa awal komputer, sebuah organisasi biasanya menempatkan komputernya dalam ruangan yang terkontrol (komputer center), dengan pintu tertutup dan akses yang terbatas. Selama bertahun-tahun, komputer menjadi semakin murah, semakin kecil dan lebih banyak tersebar di seluruh organisasi. Saat ini, hampir setiap orang yang bekerja di sebuah bidang telah memiliki komputer.
   
Seiring dengan perkembangan perangkat-keras (hardware), banyak aktivitas terkait komputer yang telah keluar dari wilayah kerja. Pada pengguna saat ini telah menangani entry datanya sendiri. Mereka membuat banyak laporan sendiri dan mencetaknya sendiri, dan tidak harus menunggu seorang operator komputer.
Pilihan-Pilihan Penguasaan IT yang Lain
   
Beberapa pilihan penguasaan IT yang lain dapat dipilih oleh para developer IT, dan terkhusus dalam aplikasi-aplikasi e-commerce tertentu.
Mengikuti sebuah e-marketplace atau sebuah bursa-elektronik. Dengan pilihan ini, perusahaan melibatkan dirinya sendiri ke dalam sebuah e-marketplace. Sebagai contoh, sebuah perusahaan bisa memasang katalog-katalognya di bursa Yahoo. Para pengunjung situs Yahoo akan menemukan produk-produk perusahaan dan akan mampu membelinya. Perusahaan tersebut membayar setiap bulan kepada Yahoo untuk ruang catalog tersebut.
Mengikuti sebuah lelang pihak ke-tiga atau lelang reverse. Mirip dengan pilihan sebelumnya, sebuah perusahaan bisa terlibat dalam lelang pihak ke-tiga ata tempat lelang reverse dengan cepat.
Terlibat dalam usaha ventura. Ada beberapa kerjasama atau usaha ventura yang bisa mempermudah pengembangan aplikasi EC.
Mengikuti sebuah bursa publik atau sebuah konsorsium. Terakhir, sebuah perusahaan bisa mengikuti sebuah bursa publik untuk menjual dan/atau membeli, hanya dengan masuk ke dalam bursa publik tersebut.
Pendekatan Hybrid. Pendekatan hybrid menggabungkan antara apa yang terbaik dilakukan perusahaan secara internal dengan sebuah strategi yang dilakukan oleh pihak luar (outsourced). Model hybrid akan berfungsi baik apabila partner eksternal perusahaan menawarkan tingkat keamanan yang lebih tinggi, time-to-market yang lebih cepat dan kesepakatan tingkat pelayanan yang sangat baik.

14.4 Outsourcing dan Penyedia Pelayanan Aplikasi (ASP)

Outsourcing

Perusahaan-perusahaan kecil dan sedang dengan yang memiliki sedikit staff IT dan anggaran yang lebih kecil juga telah terbukti dapat dibantu oleh kontraktor-kontraktor dari luar. Kontraktor-kontraktor eksternal ini dapat menjadi pilihan yang baik untuk perusahaan-perusahaan besar pada kondisi-kondisi tertentu. Penggunaan kontraktor luar atau organisasi-organisasi eksternal untuk memperoleh pelayanan IT disebut sebagai outsourcing. Perusahaan-perusahaan besar bisa memilih outsourcing apabila mereka ingin mencoba teknologi IT yang baru tanpa harus mengeluarkan investasi awal, untuk melindungi jaringan internal mereka, atau tergantung kepada para ahli. Perusahaan yang melakukan outsourcing bisa melakukan tugas apapun atau semua tugas dalam pengembangan IT.
   
Beberapa tipe supplier menawarkan jasa untuk membuat dan mengoperasikan sistem-sistem IT yang mencakup aplikasi-aplikasi perdagangan elektronik (e-commerce).
Gudang software. Banyak perusahaan software, mulai dari IBM sampai Oracle, menawarkan berbagai pelayanan outsourcing untuk membuat, mengoperasikan dan mempertahankan aplikasi-aplikasi IT.
Outsourcer dan lainnya. Outsourcer IT, seperti EDS, menawarkan berbagai pelayanan. Dan juga, perusahaan-perusahaan CPA yang besar dan konsultan-konsultan manajemen menawarkan beberapa pelayanan outsourcing.
Perusahaan-perusahaan telekomunikasi. Secara kontinyu, perusahaan-perusahaan telekomunikasi raksasa terus memperluas pelayanan hosting mereka sampai mencakup berbagai solusi IT dan EC.
Salah satu tipe outsourcing IT yang paling umum adalah penggunaan penyedia pelayanan aplikasi (ASP).

Penyedia Pelayanan Aplikasi (ASP)

Penyedia pelayanan aplikasi (ASP) merupakan sebuah supplier yang merakit software yang diperlukan oleh perusahaan-perusahaan dan mempaketkannya, biasanya dengan pengembangan, operasi, maintenance dan pelayanan lain yang dioutsourcing.
   
ASP sangat aktif dalam komputerisasi perusahaan dan aplikasi-aplikasi EC, yang bisa terlalu kompleks untuk dibuat dan cukup rumit untuk dimodifikasi dan dipertahankan. Dengan demikian, penyedia-penyedia software ERP utama, seperti SAP dan Oracle, juga menawarkan pilihan-pilihan ASP. IBM, dan Computer Associates juga menawarkan pelayanan-pelayanan ASP.

Kriteria Untuk Memilih Sebuah Pendekatan Akuisisi IT
   
Isu utama yang dihadapi oleh perusahaan manapun adalah metode apa yang harus dipilih untuk memperoleh/menguasai IT. Untuk melakukan ini, perusahaan harus mempertimbangkan banyak kriteria, seperti yang ditunjukkan pada Tabel 14.2. Beberapa kriteria ini bisa saling konflik satu sama lain, sehingga perusahaan harus memutuskan kriteria mana yang palling penting bagi kebutuhannya. Dengan menggunakan semua kriteria yang telah disebutkan, maka sebuah organisasi bisa memilih satu atau lebih metode untuk memperoleh/menguasai sistem IT.

14.5 Pemilihan Supplier dan Software dan Isu-Isu Implementasi Lainnya
   
Martin dkk., (2000) menyebutkan enam tahapan yang perlu ditempuh dalam memilih sebuah supplier software dan sebuah paket aplikasi.

Tahap 1: Mengidentifikasi supplier yang potensial. Supplier program aplikasi yang potensial bisa diidentifikasi dari katalog software, daftar yang dibuat oleh supplier hardware, jurnal teknis dan perdagangan, konsultan yang berpengalaman dalam bidang aplikasi, rekan di perusahaan lain, dan pencarian di internet.
Tahap 2: Menentukan kriteria evaluasi. Tugas yang paling penting dan paling krusial dalam mengevaluasi sebuah supplier dan sebuah paket software adalah menentukan sekumpulan kriteria untuk memilih supplier dan paket software yang paling baik. Kriteria harus dibuat tentang : karakteristik supplier, persyaratan fungsional dari sistem, persyaratan teknis yang harus dipenuhi software, jumlah dan kualitas dokumentasi yang diberikan, dan dukungan supplier terhadap paket.
   
Kriteria-kriteria ini harus ditentukan dalam sebuah permintaan proposal (RFP), sebuah dokumen yang dikirim ke supplier potensial yang mengajak mereka untuk mengajukan sebuah proposal yang menjelaskan tentang paket software mereka dan bagaimana mereka dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

Tahap 3: Mengevaluasi supplier dan paket. Respon berbagai supplier terhadap sebuah RFP akan menghasilkan banyak informasi yang harus dievaluasi. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk menentukan celah antara kebutuhan perusahaan (sebagaimana yang ditentukan menurut persyaratan) dan kapabilitas supplier dan paket-paket aplikasinya.

Tahap 4: Memilih Supplier dan Paket. Apabila sebuah daftar singkat telah dibuat, maka negosiasi-negosiasi bisa dimulai dengan supplier untuk menentukan bagaimana paket-paketnya bisa dimodifikasi untuk menghilangkan setiap ketidaksesusian dengan kebutuhan IT perusahaan. Sehingga, salah satu faktor terpenting dalam keputusan tersebut adalah upaya pengembangan tambahan yang mungkin diperlukan untuk mengarahkan sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau untuk memadukannya menjadi lingkungan komputerisasi perusahaan.
   
Pemilihan software tergantung pada sifat aplikasi, sehingga beberapa metode seleksi bisa ditempuh. Lihat Tabel 14.4 untuk kriteria umum tersebut.

Tahap 5: Menegosiasikan sebuah Kontrak
   
Kontrak dengan supplier software sangat penting. Kontrak menentukan harga software dan tipe serta jumlah dukungan yang akan disediakan oleh supplier. Kontrak akan menjadi satu-satunya acuan jika sistem atau supplier tidak melakukan sesuai yang diharapkan. Lebih lanjut, jika supplier ingin memodifikasi software agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka kontrak harus mencakup spesifikasi rinci (intinya persyaratan) dari modifikasi tersebut.
Tahap 6: Membuat sebuah kesepakatan tingkat pelayanan. Kesepakatan tingkat pelayanan (SLA) merupakan kesepakatan formal yang berkenaan tentang divisi kerja antara sebuah perusahaan dan suppliernya. Divisi seperti ini didasarkan pada sekumpulan batu-loncatan yang disepakati, pemeriksaan kualitas, dan situasi “bagaimana-jika”; Kesepakatan menjelaskan bagaimana pemeriksaan akan dilakukan dan apa yang harus dilakukan jika terjadi ketidaksepahaman.

Isu-Isu Implementasi Yang Lain
   
Isu-isu implementasi berikut terkait dengan penguasaan/memperoleh sumber-daya IT.
Apakah harus membuat sendiri atau menggunakan Web site luar? Banyak perusahaan yang bisa menjalankan web site sendiri untuk tujuan periklanan. Akan tetapi, situs Web untuk penjualan online bisa melibatkan integrasi yang kompleks.
Mempertimbangkan sebuah ASP. Penggunaan ASP direkomendasikan untuk SME dan harus dipertimbangkan banyak perusahaan besar.
Melakukan kajian struktur IT secara rinci. Beberapa perusahaan melakukan proses secara terburu-buru, dan ini bisa menjadi sebuah kesalahan besar. Jika perencanaan konseptual tingkat tinggi salah, maka seluruh proyek akan berisiko besar.
Keamanan dan etika. Selama proses pembuatan aplikasi, keamanan harus diperhatikan. Ada kemungkinan bahwa supplier dan partner bisnis akan terlibat. Melindungi hak pribadi customer adalah sebuah keharusan.
Mengevaluasi alternatif-alternatif bagi pengembangan sistem internal. Pengembangan sistem internal memerlukan karyawan yang sangat terampil untuk melakukan sebuah proses yang kompleks.

14.6 Terhubung dengan Database & Partner-Partner Bisnis: Integrasi (Tahap 4)
   
Aplikasi-aplikasi EC harus terhubung dengan sistem informasi internal, infrastruktur (termasuk database), ERP, dan sebagainya. Aplikasi-aplikasi ini juga harus terhubung dengan item-item seperti sistem partner atau terhubung dengan bursa publik. Hubungan-hubungan seperti ini disebut sebagai integrasi.

Terhubung dengan Database
   
Banyak aplikasi IT yang perlu dihubungkan dengan database. Sebagai contoh, ketika anda menerima sebuah pesanan customer, anda ingin langsung mencari tahu apakah item yang dipesan ada dalam stok. Untuk melakukan hal tersebut, anda perlu menghubungkan sistem pengorderan anda dengan sistem inventaris yang ada.
Terhubung dengan Partner-Partner Bisnis
   
Terhubung dengan partner-partner bisnis sangat penting untuk keberhasilan IT, khususnya untuk e-commerce B2B. Hubungan seperti ini dilakukan melalui EDI, EDI/Internet, XML, dan ekstranet.
   
Koneksi dengan partier bisnis biasanya dilakukan di sepanjang rantai suplai. Biasanya melibatkan penghubungan aplikasi-aplikasi e-commerse antara kantor utama dan kantor pendukung perusahaan, seperti ditunjukkan pada gambar 14.3.

14.7 Perancangan Ulang Proses Bisnis
   
Sebagai respon terhadap lingkungan, perancangan ulang proses bisnis mendapatkan banyak perhatian manajemen. Dalam bagian ini kita akan membahas topik perancangan ulang proses bisnis, dimulai dengan beberapa pendorong perancangan ulang ulang proses bisnis.

Pendorong Perancangan-Ulang Proses Bisnis
   
Proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang terdiri dari satu atau lebih input dan menghasilkan sebuah output. Berikut ini beberapa faktor pendorong pereancangan-ulang proses bisnis.
Mengadaptasikan software komersial. Untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal dari pembelian atau kontrak software, maka akan sangat baik jika digunakan software sebagaimana adanya, dan tidak perlu dimodifikasi.
Menyederhanakan rantai suplai. Seringkali diperlukan untuk merubah segmen-segmen dalam rantai suplai untuk menyederhanakan operasi-operasinya dan untuk bekerja sama secara lebih baik dengan partner-partner bisnis.
Berpartisipasi dalam e-marketplace swasta atau publik. Dengan trend yang semakin meningkat untuk menggunakan e-marketplace, maka muncullah kebutuhan untuk terhubung dengan pasar-elektronik tersebut. Untuk memungkinkan koneksi ini, seringkali diperlukan untuk merancang ulang proses-proses internal dan eksternal yang ada.
Meningkatkan pelayanan customer. Agar bisa memperkenalkan CRM dengan baik, seringkali diperlukan untuk merubah proses bisnis,

Melakukan penjualan secara elektronik (e-procurement). Diperkenalkannya metode penjualan-elektronik seringkali memerlukan pereancangan-ulang yang utuh terhadap proses pembelian.

Memungkinkan pemasaran online langsung. Banyak perusahaan serta pengecer yang menggunakan pemasaran langsung bagi konsumen, kebanyakan melalui internet. Berpindah ke bisnis seperti ini tentu memerlukan desain atau desain ulang prosedur pemesanan dan pemenuhan pesan dari customer.

Mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Perusahaan-perusahaan selalu berupaya untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Contohnya adalah metode-metode teknik industri. Banyak diantaranya adalah bagian dari pengembangan sedikit demi sedikit, sementara yang lainnya memerlukan perubahan proses bisnis secara radikal.
Merestrukturisasi proses lama sebelum dilakukannya otomatisasi. Banyak organisasi yang meyakini bahwa solusi terhadap bagi masalah mereka adalah untuk mengotomatisasi proses-proses bisnis. Tentu hal ini akan menghasilkan penghematan yang jauh lebih besar.

Transformasi ke bisnis-elektronik. Apabila organisasi mentransformasi dirinya menjadi bisnis-elektronik, maka mereka seringkali perlu merubah proses bisnisnya.

Metode-Metode Restrukturisasi
   
Perancangan-ulang proses bisnis didahului oleh sebuah perakitan-ulang proses bisnis (BPR), sebuah metode dimana sebuah organisasi secara mendasar dan secara radikal merubah proses-proses bisnisnya untuk mencapai peningkatan yang dramatis. Pada awalnya, BPR dimaksudkan untuk merekstrukturisasi organisasi secara menyeluruh, tapi kemudian hanya mencakup beberapa proses saja.

Saat ini, konsep BPR telah dimodifikasi menjadi perancangan-ulang proses bisnis, yang bisa berfokus pada apapun mulai dari perancangan ulang satu proses, sampai perancangan ulang sekelompok proses, atau bahkan perancangan-ulang perusahaan secara keseluruhan.

14.8 Peranan IT dalam Perancangan-Ulang Proses Bisnis
   
IT telah digunakan selama beberapa dekade untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas dengan cara mengotomatisasi proses-proses yang telah ada. Akan tetapi, ketika IT akan merstrukturisasi atau mendesain ulang, maka proses tradisional yaitu pertama kali mencari permasalahan dan kemudian mencari solusinya mungkin perlu dibalikkan. Pendekatan baru yang ada adalah mencari solusi terlebih dahulu yang memungkinkan perancangan ulang dan BPR, lalu kemudian mencari proses yang bisa membantu dengan solusi seperti ini.
   
Perancangan-ulang proses bisa mengugurkan aturan lama yang membatasi cara pelaksanaan kerja. Peranan IT dalam merancang-ulang proses bisnis sangat penting dan terus meningkat sebagai akibat dari perkembangan Internet dan Intranet.
Diperlukannya Integrasi Informasi
   
Salah satu tujuan dari perancangan-ulang adalah untuk mengatasi masalah-masalah yang ada dengan cara mengintegrasikan sistem-sistem informasi yang terbagi-bagi. Integrasi harus mencakup tidak hanya batas-batas departemen tapi juga keorganisasian, mencapai supplier dan customer. Atau harus bekerja di sepanjang rantai suplai yang berekspansi.
Software IT untuk Redesain Proses Bisnis
   
Redesain proses bisnis seringkali berarti diperlukannya perubahan terhadap beberapa atau seluruh sistem informasi organisasi. Alasannya adalah karena sistem informasi tersebut dirancang di sepanjang saluran hirarki yang tidak lagi efektif dalam mendukung organisasi yang sudah dirancang ulang. Dengan demikian, seringkali diperlukan untuk merancangan ulang sistem informasi. Proses ini disebut sebagai retooling.
   
Banyak alat-alat IT yang bisa digunakan untuk mendukung redesain dukungan dan BPR. Beberapa dari alat ini bersifat umum dan bisa digunakan untuk tujuan-tujuan lain, sedangkan yang lainnya dirancang spesifik untuk redesain dan BPR.
14.9 Proses Restrukturisasi dan Organisasi
   
Redesain, restruksturisasi, dan upaya perakitan ulang melibatkan banyak aktivitas, tiga diantaranya akan dijelaskan di sini, yaitu: redesain dari satu atau beberapa proses, reduksi waktu siklus, dan merekstrukturisasi organisasi secara keseluruhan.

Redesain satu atau beberapa proses
   
Upaya redesain seringkali hanya melibatkan satu atau beberapa proses. Salah satu contoh redesain proses yang paling umum adalah proses rekening di Perusahaan Ford Motor.
Pengurangan waktu siklus
   
Waktu siklus adalah waktu yang diperlukan oleh sebuah proses mulai dari awal sampai akhir. Seperti telah dibahas sebelumnya, kompetisi saat ini berfokus tidak hanya pada biaya dan kualitas, tapi juga pada kecepatan. Waktu dikenal sebagai sebuah elemen utama yang memberikan manfaat kompetitif, dan dengan demikian pengurangan siklus waktu merupakan tujuan bisnis yang utama.

Merestrukturisasi organisasi secara keseluruhan
   
Satu masalah yang sering terjadi pada berbagai organisasi adalah rusaknya komunikasi dalam struktur-struktur vertikal di organisasi tersebut. Lalu bagaimana cara melakukan redesain organisasi secara keseluruhan? Tentu hal ini berbeda-beda, tergantung pada organisasi dan keadaan. Sebagai contoh, memberikan satu titik kontak kepada semua konsumen dapat memecahkan masalah tertentu. Sebagai contoh, masing-masing departemen memandang customer yang sama sebagai sebuah customer yang terpisah. Gambar 14.4 menggambarkan sebuah bank yang diredesain dimana customer berurusan dengan satu titik kontak, yaitu manajer rekening.